Agende seu trabalho

Marcello Pepe

Entrei, certo dia, em um fornecedor e percebi que havia três pessoas no balcão, supostamente aguardando para serem atendidas. Como de costume, eu busquei capturar o olhar de algum atendente e acenei, no que prontamente fui servido. Eu era um problema do atendente que pedia para ser resolvido. Minha necessidade era apenas entregar um documento referente a um processo já em andamento. Entreguei o papel e fui embora.

Assim também ocorre quando nós estamos do outro lado do balcão da nossa vida, quando problemas estão pedindo para ser resolvidos. Durante um dia de trabalho ou estudo ou ambos, a pessoa dedica 90% do seu tempo resolvendo problemas. Alguns são urgentes, outros importantes, ou ambos, ou nenhum dos dois. O que importa é que temos a tendência a atender primeiramente àqueles que “pedem” para ser atendidos, pois, afinal, precisamos nos livrar daquele incômodo.

Imagine um dentista que não agende atendimento com seus clientes, onde quem quiser uma consulta ou um tratamento deve se dirigir a um balcão e aguardar para ser atendido. Certamente, algum outro paciente, honestamente ou não, irá dizer que está morrendo de dor e que precisa ser atendido na frente dos demais. Com isso, o odontólogo irá dar prioridade a este sofredor em detrimento dos outros. Ele era um problema que “gritava” para ser resolvido.

Com o bom uso do calendário e do relógio, hoje quase todos os médicos atendem com hora marcada, abrindo algumas exceções para problemas agudos. Desta forma, o profissional de saúde consegue planejar melhor a sua agenda e o seu tempo e os pacientes não precisam ser tão pacientes... Bom para ambas as partes? Excelente!

Em nossas atribuições e projetos também precisamos trabalhar com este agendamento. Somente desta forma será possível verificar antecipadamente se temos ou não condições de realizar uma tarefa. Se ela consegue se encaixar no disputado balcão da nossa atenção. Se ela é realmente prioritária ou se só está “pedindo” para ser realizada. É desta forma que conseguimos melhorar nosso foco no que realmente importa. Avaliar as prioridades, as urgências, sem precisar deixar um balcão lotado, com problemas gritando para serem atendidos.

No início de cada dia e no início de cada semana, você pode relacionar as atividades que precisam ser realizadas e dar um agendamento para a execução de cada uma delas. Reserve um tempo entre uma tarefa e outra (tal como 10 minutos), de forma que você tenha uma margem de folga. Um dos fatores que mais dispersam a nossa atenção é a insegurança de esquecermos alguma responsabilidade ou alguma pendência, o que faz com que estes pensamentos fiquem circulando nossa atenção, disputando nosso foco.

A solução para isso não é ficar “pipocando” entre uma atividade e outra, entrando no email, fazendo uma ligação, enquanto tem uma proposta para ser preparada ou um documento para ser redigido ou revisado. O melhor a fazer, quando um idéia vem à mente, é anotar rápida e suscintamente na sua agenda do dia e continuar concentrado no que estava realizando, sem correr o risco de esquecer do que passou pela cabeça. Desta forma, você conclui sua tarefa em menos tempo e esta não será a próxima pendência a ficar circulando seus pensamentos.

O jornalista Marcello Pepe (MTB 19259/MG) trabalhou por muitos anos para o jornalismo brasileiro nos Estados Unidos, onde pode editar, redigir e diagramar vários periódicos brasileiros. Lançou em 1997 o premiado PlanetaFax, sendo o primeiro informativo diário em português nos EUA. Atualmente, é gestor do Relaciono, professional coach, palestrante e professor de comunicação em público. Confira o novo blog de Marcello Pepe em www.marcellopepe.com

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